Как происходит построение бизнес-процессов

Самое важное по тематике: "Как происходит построение бизнес-процессов" от профессионалов. Здесь собрана вся информация и полностью раскрыта тема. В случае возникновения вопросов - задавайте их дежурному специалисту.

Cистема бизнес-процессов

Когда человек разъял мир на части, он перестал поднимать действие законов не только божественных, но и человеческих.

1. Предприятие как система

2. Как анализировать предприятие, если предприятие — это система?

3. Методология структурного анализа SADT

4. Где использовать систему бизнес-процессов?

1. Предприятие как система

Мир, в котором мы живем, — взаимосвязанная совокупность естественных и искусственных систем.

Система – совокупность элементов, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, которые образуют единое целое, обладающее свойствами, не присущими составляющим его элементам, взятым в отдельности.

Системы могут быть сложные (например, планеты в составе Солнечной системы), средней сложности (космический корабль, аэропорт), а могут быть и сверхсложными (системы молекулярных взаимодействий в живых организмах.

Рис. 1 Система аэропорта: парк самолетов и наземные службы

На вопрос «Является ли организация (предприятие) системой?» все отвечают утвердительно. Да, организация является достаточно сложным объектом, который функционирует как единый организм, из-за чего ее априори рассматривают как систему. Да, в организации возникает множество проблем в самых различных областях: от финансового планирования до уборки мусора, и все они в какой-то мере связаны между собой.

В решении этих проблем участвуют работники разных специальностей, которые видят организацию только в рамках своей профессии. И даже директор, отвечающий абсолютно за все, не может охватить все аспекты возглавляемой им организации. Он рассматривает ее, в первую очередь, как объект организационного управления, а остальные аспекты деятельности перепоручает своим заместителям, которые, в свою очередь, имеют в подчинении руководителей, отвечающих за отдельный участок деятельности, и т.д. Это позволяет говорить, что в организации имеется множество самых разнообразных систем.

Итак, если организация – это система, то это совокупность взаимосвязанных элементов. Что выступает в качестве элементов организации? Работники, станки, компьютеры…. А здания, а огнетушители, а дороги на территории производственного комплекса? И тут мы можем просто «утонуть» в перечисляемых элементах.

Система как черный ящик

Попытаемся посмотреть на организацию с другой стороны. Представим ее в виде черного ящика. Но тут же возникает вопрос. Чьими глазами (с чей точки зрения мы буде смотреть на организацию? Мы можем собрать все наши познания, и указать в качестве результата деятельности продукцию, услуги, заплаченные налоги, вывезенный мусор, загрязнение окружающей среды, количество выигранных дел в суде и т.д.

Но зачем выделять такую мегасистему? Зачем нам все это отражать в системе? Какую задачу мы решаем? «Мы» — это кто: экономисты, юристы, менеджеры, пожарные?
Вернемся в исходную точку: зачем мы начали анализировать организацию? Какая проблема? Не обеспечена пожарная безопасность? Низкое качество продукции? Большие расходы на содержание организации? Неутешительные результаты бенчмаркинга?

Практические рекомендации при выделении систем

Выделение системы всегда носит субъективный характер. При этом, важно знать и пользоваться следующими практическими рекомендациями:
• Необходимо определиться, с чьей точки зрения мы выделяем систему;
• Попытаться представить ее в виде черного ящика, обращая внимание, в первую очередь, на ее целевые выходы (результаты работы);
• Определить, что является элементами и связями выделяемой системы.

2. Как анализировать предприятие, если предприятие — это система?

Поскольку предприятие – это система, то в рамках исследования (анализа деятельности) предприятия должен использоваться системный анализ.

Этапы системного анализа

В исследовании любой проблемы системы можно отметить главные этапы:

1) постановка цели исследования;

2) выделение проблемы (системы): выделить главное, существенное, отбросив малозначимое, несущественное;

3) описание: выразить на едином языке (уровне формализации) разнородные по природе явления и факторы;

4) установление критериев: определить, что значит «хорошо» и «плохо» для оценивания полученной информации и сравнения альтернатив;

5) идеализация (концептуальное моделирование): ввести рациональную идеализацию проблемы, упростить ее до допустимого предела;

6) декомпозиция (анализ): разделить целое на части, не теряя свойств целого;

7) композиция (синтез): объединить части в целое, не теряя свойств частей;

[1]

8) решение: найти решение проблемы.

Методология структурного анализа SADT для исследования системы бизнес-процессов организации

Для проведения анализа систем разработан ряд методологий и соответствующих инструментальных средств. Очень широко в практической деятельности используется методология структурного анализа SADT.

Методология структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique — технология структурного анализа и проектирования ) – это методология, разработанная специально для описания и анализа искусственных систем, попадающих в разряд средней сложности.

Методология структурного анализа и проектирования с успехом применялась для описания большого количества искусственных систем из широкого спектра областей: банковское дело, нефтепереработка, промышленное производство, системы наведения ракет, организация материально-технического снабжения, методология планирования и т.д.

Структурным анализом называется исследование, которое заключается в построении модели системы в общем укрупненном виде, с последующей ее декомпозицией (разукрупнением) в виде взаимосвязанных функциональных блоков. Декомпозиция производится до необходимого уровня детализации.

Модели и описательное моделирование

Описание системы в терминах SADT называется моделью. Модель – идеализированное представление, по возможности максимально точно описывающее систему. Основная цель построения модели – определение и документирование аспектов деятельности системы для понимания как система работает сейчас и как она будет работать в будущем. Т.е. модель должна помогать нам получать ответы на некоторую совокупность вопросов. Если модель отвечает не на все вопросы или ее ответы недостаточно точны, то мы говорим, что модель не достигла своей цели.

Читайте так же:  Как продавать сувенирную продукцию по оквэд

М есть модель системы S, если М может быть использована для получения ответов на вопросы относительно S с точностью А.

Модель достаточно сложной системы – это семейство согласованных подмоделей, описывающих систему с различных точек зрения. При моделировании могут использоваться разные языки моделирования (нотации).

Рис. 2 Семейство согласованных подмоделей исследуемой системы, описанных разными языками моделирования

[3]

Нотация – множество символов (объектов) и правил их применения.

Нотация состоит из набора графических объектов (символы: математические, графические образы), набора неграфических (текстовых) объектов, и определенных отношений между этими объектами.

3. Методология структурного анализа SADT

Для того чтобы любая методология работала, необходимо точно следовать ее принципам.

Основные принципы методологии SADT

Основные принципы методологии структурного анализа:

1) Определение цели моделирования;

2) Определение границ модели (модель точно устанавливает, что является и что не является субъектом моделирования);

3) Установление только одной точки зрения

ПРИМЕЧАНИЕ. Для создания согласованной модели механического цеха можно встать на точку зрения как мастера, так и механика, или контролера. Однако, ни одна из полученных моделей не позволит написать учебное руководство для всего персонала цеха. Только с позиции начальника цеха можно увидеть все виды работ, выполняемые в цехе. Именно с его точки зрения можно проследить взаимосвязи обязанностей различных работников

4) Формирование модели изучаемой системы как иерархии взаимосвязанных диаграмм (последовательная декомпозиция). Вершина этой древовидной структуры – самое общее описание системы, е ее основание – наиболее детализированные описания (диаграммы) (см. рис.2).

Стандарт IDEF0 – один из стандартов методологии SADT

Методология SADT и ее развитие – стандарты IDEF — широко используются в мире самыми разными компаниями в самых разных областях деятельности.
Самый распространенный стандарт IDEF0 представляет собой метод структурно-функционального моделирования, описывающий бизнес-процессы в виде иерархической системы взаимосвязанных функций.

Рис.3 Спецификация сторон блоков в стандарте IDEF0

Смысл схемы, представленной на рисунке 3, заключается в следующем: в результате выполнения процесса, «вход» под воздействием «управления» преобразуется в «выход» посредством «механизма» (исполнителя).

Выходы одного блока могут быть входами, или управлениями, или механизмами (исполнителями) для других. Взаимосвязи блоков друг с другом и с внешней средой отражаются интерфейсными дугами. Интерфейсные дуги изображаются стрелками, ориентация которых отображает направление потоков объектов (материальных, финансовых, информационных).

Этапы построения системы бизнес-процессов в стандарте (нотации) IDEF0

Построение модели процесса в нотации IDEF0 начинается с построения общего описания процесса и его взаимодействия с окружающим миром. Эта модель представляется в виде черного ящика и называется диаграммой нулевого уровня (или контекстной диаграммой).

На контекстной диаграмме должны быть отражены
• цель моделирования (например: разработка нового процесса, сокращение времени выполнения процесса и т.д.);
• точка зрения (директор организации, IT-специалист, финансовый специалист и т.д.).

Рис.4 Контекстная диаграмма в стандарте IDEF0

Диаграммы следующих уровней детализируют вышестоящий процесс до уровня, на котором получают ответы на поставленные вопросы. Число уровней декомпозиции ничем не ограничивается, кроме целесообразности и здравого смысла.
Довольно часто на диаграммах верхних уровней не показываются механизмы (ресурсы), если это не является действительно нужной информацией. Так поступают для того, чтобы не «перегружать» модель.

Рис.5 Декомпозиция контекстной диаграммы

На каждом уровне декомпозиции рекомендуется размещать от 2-х до 7 блоков.

Все объекты диаграммы должны иметь текстовые описания.

Построение декомпозиции – процесс многовариантный и творческий. Если найдется специалист, который предложит иной вариант декомпозиции, то могут использоваться FEО – диаграммы (For Exposition Only – только для изображения).
В FEО–диаграммах внимание сосредоточено на взаимодействиях по входам-выходам, что позволяет оценить целесообразность преобразований или проверить состав внутренних потоков (материальных, информационных), генерируемых процессом.

4. Где использовать систему бизнес-процессов?

Построение и разработка моделей бизнес процессов

Разработка модели бизнес-процесса — это отражение совокупности действий в виде модели, которую составляют взаимосвязанные операции. Основная цель моделирования – систематизация информации о всех протекающих в организации бизнес-процессах в графической форме, удобной для последующей аналитической обработки.

План разработки модели бизнес процессов

Зачем нужно строить модель бизнес-процессов?

Главное преимущество модели процессов – универсальность. Моделирование позволяет ответить практически на любые вопросы, которые касаются деятельности, совершенствования и повышения конкурентоспособности предприятия. Создание модели позволит руководству предприятия получить информацию, которую можно использовать для развития предприятия и прогнозирования его будущего.

Чаще всего решение построить модель бизнес-процессов принимается по следующим причинам:

  • значительный рост бизнеса (и, следовательно, затрат) вследствие расширения направлений деятельности;
  • отсутствие в деятельности организации «технологичной прозрачности»;
  • исчерпание экстенсивного пути развития;
  • осознание необходимости изменений, развития предприятия.

Построение модели бизнес-процессов фирмы

Создание модели бизнес-процессов затрагивает многочисленные аспекты деятельности компании:

  • оптимизация функций подразделений, а также отдельных сотрудников;
  • изменения организационной структуры;
  • перераспределение прав, обязанностей руководства;
  • изменение технологий операций, обновление внутренних нормативных документов;
  • изменение требований к автоматизации процессов.
Читайте так же:  Идея создаем свадебный сайт для своего города

Любая модель бизнес-процесса содержит следующие данные:

  • структура процессов организации;
  • детали выполнения процессов;
  • последовательность документооборота.

Модель бизнес-процессов (пример)

Выделяют два этапа моделирования: структурное и детальное.

Создание структурной модели и разработка моделей бизнеса

На первом этапе разработки модели нужно отразить:

  • организационную структуру предприятия;
  • документы для исполнения процессов, описание их сути;
  • структуру и иерархию процессов – от общих к частным;
  • диаграммы взаимодействия, которые отражают последовательность создания, а также последующего перемещения всех документов между действующими лицами.

После построения модель необходимо согласовать с главными специалистами, которые могут подтвердить, что структура является понятной и правильной.

Детальное моделирование бизнес процессов

Разработка детальной модели должно обеспечивать однозначное, доступное представление о деятельности предприятия. Такая модель включает следующую информацию:

  • набор прецедентов, который отражает все потенциальные варианты выполнения процессов;
  • диаграммы действий с детальными описанием последовательности выполнения;
  • диаграммы взаимодействия, подробно описывающие последовательность выполнения процессов.

Такие модели бизнес-процессов также согласуются с квалифицированными специалистами организации. Построение моделей бизнес-процессов практически всегда включает в себя дополнения, внесение корректив или уточнений. Эти действия выполняются, пока ведущие специалисты не подтвердят, что модель составлено корректно и однозначно представляет все детали процессов.

Построение и оптимизация бизнес-процессов

Базовой целью любого бизнеса является прибыль.

Таким образом бизнес — это механизм зарабатывания денег, а в основе любого механизма лежат технологии и алгоритмы.

В бизнесе такими технологиями являются бизнес-процессы, которые в свою очередь являются стандартизированными цепочками операций, выполнение которых приводит к созданию добавленной стоимости.

Кто нуждается в построении и оптимизации бизнес-процессов:

  • Торговые и дистрибуторские компании.
  • Производственные предприятия, включая предприятия добывающие и транспортирующие полезные ископаемые.
  • Телекоммуникационные бизнесы.
  • Сетевые кафе, рестораны, гостиницы (HoReCa).
  • Инжиниринговые сервисные предприятия.
  • Розничные компании, включая интернет-торговлю.
  • Транспортные компании (перевозчики и экспедиторы).
  • Логистические центры, в т.ч. морские порты, ЖД-терминалы, 3PL-операторы.
  • Таможенные брокеры.
  • Банки и страховые компании.

Видео (кликните для воспроизведения).

Построение и оптимизация бизнес-процессов необходимы, если у компании:

Построение:

  • низкая управляемость бизнесом;
  • частые срывы клиентских заказов, внутренние сбои в компании;
  • высокие (избыточные) издержки + «лишний» персонал;
  • высокая зависимость компании от отдельно взятых сотрудников, при этом ответственность постоянно размывается;
  • проблемы с взаимозаменяемостью;
  • высокая текучесть кадров;
  • низкая исполнительная дисциплина;
  • многие учаастки в компании имеют фактически непрозрачную структуру;
  • неэффективные внутренние коммункиции.
  • стоит задача подготовить бизнес к тиражированию (созданию системы филиалов, франчайзинговой сети).

Мы не рекомендуем заниматься построением бизнес-процессов компаниям, работающим на рынке менее 1-го года и распологающим штатом менее 15 человек.

Оптимизация:

Бизнес-процессы в компании формализованы и, что самое главное, работают, однако при этом стоят следующие задачи:

  • снизить издержки;
  • повысить скорость и качество обслуживания клиентов;
  • расширить сферу деятельности бизнеса (новые сервисы, продукты, регионы, сегменты рынка);
  • снизить зависимость бизнеса от персонала;
  • повысить капитализацию бизнеса перед продажей.

Построение бизнес-процессов способно принести компании следующие результаты*:

* — на основании опыта проектов Apply Logistic Consulting.

Как происходит построение и оптимизация бизнес-процессов:

1. Описание бизнес-процессов в режиме реального времени AS-IS или «как есть»

На данном этапе полностью воспроизводятся все операции и связи между ними в соответствии с тем как они фактически выполняются в компании.

В ходе воспроизведения специалисты Apply Logistic Consulting собирают и исследуют следующую информацию:

  • перечень и порядок выполнения всех операций;
  • лица, выполняющие операции, принимающие участие в них, а также отвечающие за выполнение процесса;
  • лица, имеющие полномочия ставить задачи;
  • применяемые методы контроля выполнения операций;
  • статистика возникающих операционных сбоев (ошибок) и причин их возникновения;
  • фактически применяемые внутренние и внешние нормы, правила и внутрикорпоративные документы.

2. Анализ описанных бизнес-процессов и выработка решений оптимизации

После воспроизведения фактической модели бизнес-процессов выявляются операционные несоответствия и «узкие места», делающие фактическую модель менее эффективной нежели она могла бы быть.

Далее, по отношению к каждому выявленному несоответствию или «узкому месту» вырабатываются оптимизационные решения.

3. Разработка оптимизированной модели бизнес-процессов в том виде, в котором она будет внедряться в практику компании (MUST BE)

Оптимизированная модель включает в себя:

    • декомпозированные графические схемы бизнес-процессов + текстовые комментарии;
    • операционные стандарты компании;
    • функциональные (должностные, рабочие) инструкции;
    • организационную структуру компании;
    • показатели измерения эффективности (KPI) работы каждого процесса / сотрудника;
    • формы и стандарты отчетности;
    • документация, регламентирующая процессы.

4. Разработка плана внедрения оптимизированной модели (плана изменений)

После разработки оптимизированной модели ее нужно внедрить, именно в этом случае компания получит реальную полезность от построения и оптимизации бизнес-процессов.

При этом, внедрение — это достаточно сложный проект, который может незавершиться из-за плохого или отсутствующего планирования.

Поэтому перед внедрением специаилсты Apply Logistic Consultig совместно с руководством компании разрабатывают детальный план действий.

5. Внедрение оптимизированной модели бизнес-процессов

Внедрение — это завершающий и самый главный этап проекта, на котором мы:

    • обучаем сотрудников оптимизированным бизнес-процессам;
    • совместно с сотрудниками выполняем операции внедряемых бизнес-процессов;
    • наблюдаем за ходом внедренных бизнес-процессов и корректируем действия сотрудников компании;
    • обучаем сотрудников инструментам, необходимым для выполнения бизнес-процессов;
    • выполняем кадровые перестановки, в т.ч. увольнение «лишних» сотрудников и поиск необходимых;
    • запускаем систему измерения показателей эффективности бизнес-процессов;
    • автоматизируем операции, подлежащие автоматизации.
Читайте так же:  Производство блоков из опилок - перспективная бизнес идея

Стандарты описания бизнес-процессов Apply Logistic Consulting:

Мы работаем практически с любыми стандартами описания, моделирования и визуализации бизнес-процессов, включая IDEF, ARIS, UML, DFD, EPC.

При необходимости мы разрабатываем собственные нотации.

В отдельных случаях бизнес-процессы представляются в виде инфографики или анимации, что многократно увеличивает точность исполнения бизнес-процесса сотрудниками компании:

Бизнес-процессы — основа эффективного управления предприятием

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе.

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции.

В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может вызвать конфликт интересов между подразделениями и отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.Приведем типичный конфликт («грозовую тучу», в терминах Теории ограничений) между отделами продаж и закупа торговой компании. Отдел продаж для увеличения оборота требует обеспечить максимально возможный ассортимент и поддерживать постоянное наличие товара на складе, а отдел поставок закупает узкий ассортимент товара большими партиями, потому что его главный показатель работы — получение более низкой цены от поставщика для снижения затрат — никак не связан с увеличением объема продаж компании.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

Каждый бизнес-процесс имеет:

  • свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
  • владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
  • ресурсы;
  • систему контроля качества и исправления ошибок;
  • систему показателей процесса.

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности. Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании. Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям. Главное, что бизнес-процессы позволяют понимать взаимодействие между разрозненными подразделениями: что, кому и для чего они передают или принимают на каждом этапе. Как следствие, процессный подход значительно упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает зависимость работы компании от человеческого фактора. Важно, что процессная система упрощает управление операционными расходами.

Наличие проработанной системы бизнес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2015. В условиях свершившегося вступления России в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2015 становится важным конкурентным преимуществом.

Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Разработка бизнес-процессов

Рассмотрим порядок разработки бизнес-процессов. Для начала необходимо создать рабочую команду проекта из сотрудников компании. Обычно, одной рабочей команды бывает недостаточно. Тогда к ее деятельности привлекают временную группу из подразделений клиентов и поставщиков конкретного бизнес-процесса, которые обеспечивают входы, выходы и ресурсы бизнес-процесса.

Чтобы понять, как функционирует система и сохранить накопленный опыт, сначала записывают, как процесс реально функционирует сейчас. Нужно помнить, что целью описания является выявление связей между предпринимаемыми действиями, а не фиксирование мельчайших подробностей. Поэтому описание бизнес-процессов рекомендуется стандартизовать, используя стандартные формы и карты процесса.

Описывать бизнес-процесс рекомендуется методом последовательных приближений. После завершения описания бизнес-процесса рекомендуется провести работу по его улучшению (повторить цикл действий до получения приемлемого результата).

В описании бизнес-процесса можно выделить следующие разделы:

  • Стандартные формы бизнес-процесса
  • Карта бизнес-процесса
  • Маршруты бизнес-процесса
  • Матрицы бизнес-процесса
  • Блок-схемы бизнес-процесса
  • Описание стыков бизнес-процесса
  • Вспомогательные описания бизнес-процесса
  • Развернутое описание бизнес-процесса
  • Документирование бизнес-процесса
  • Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса
  • Регламент выполнения бизнес-процесса

Рассмотрим подробнее каждый этап.

1.Стандартные формы описания бизнес-процесса

Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов.

2.Карта бизнес-процесса

Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы. Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец. Строки — это временные интервалы. Оформленная карта позволяет синхронизировать операции и проследить путь прохождения информации между подразделениями компании.

На этапе составления карты бизнес-процесса, от сотрудника, выполняющего эту работу, не требуется компетенции в области описываемых процедур бизнес-процесса. Он только фиксирует знания исполнителей, что и как они делают. Необходимо получить ответы на вопросы:

  • Каким документом завершается рабочий цикл, чтобы его можно было начать сначала?
  • Кому передается этот документ?
  • Что этому предшествует?
  • Кто вовлечен в этот процесс внутри и вне организации?
  • Кто выдает задание для запуска процесса?
Читайте так же:  Организация производства сэндвич панелей

Рекомендация

При составлении карты бизнес-процесса следует воспользоваться популярной вопросной формулой 5W1H. Коротко, это 5 вопросов W:

  • Who?(Кто совершает данную операцию?)
  • Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
  • What? (Что представляет собой эта операция?)
  • When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
  • Where? (Где производится операция?)

и один вопрос H

  • How? (Как совершается эта операция? Можно ли сделать это иначе или внести улучшения?).

Если карта получается слишком сложной — это сигнал о том, что в управлении организацией нет должного порядка.

3. Маршруты бизнес-процесса

В реальных бизнес-процессах часто участвует несколько подразделений предприятия. Для них необходимо распределить роли в процессе. Кроме того, встречаются ветвления и параллельные действия. Поэтому представление в виде маршрутов очень удобно. Маршруты дают нам логистическую схему процесса — движение материалов, людей, денежных и информационных потоков. Блок-схемы используются для расшифровки логики действий команды.

4. Матрицы бизнес-процесса

Матрица (таблица) анализа взаимодействия процессов позволяет выделить самые важные бизнес-процессы, установить их взаимосвязь и оценить степень влияния процессов на функционирование СМК.

Анализ цепочки процессов обнаруживает, что обмен информацией идет между всеми подпроцессами. Цепочка процессов идет из левого верхнего угла в правый нижний. Внутренние отношения «поставщик-потребитель» показаны как прямоугольники, в которых указаны требования для действий, выполняющихся ранее.

5. Составление блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

  • Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?
  • Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?
  • Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?
  • Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

6. Описание стыков бизнес-процессов

Труднее всего описывать деятельность предприятия на стыках бизнес-процессов. Согласие между собственниками процессов иногда получить очень сложно.

Рекомендация

Сначала составьте описание выходов. Сначала впишите их в реестр, затем определите показатели результативности и значения, к которым нужно стремиться. Опишите процесс измерения этих показателей. Продумайте возможность перехода от них к другим показателям эффективности, интересующим других пользователей.

Затем составьте аналогичное описание входов.

7. Вспомогательные описания бизнес-процессов

В качестве вспомогательно описания используются компоновочные схемы, мнемосхемы, диаграммы Ганта и сетевые графики. Две последние удобно использовать для процессов управления проектами.

8. Развернутое описание бизнес-процессов

Развернутое описание бизнес-процесса может быть в любой удобной для предприятия форме, но должно содержать основные положения:

  • полное наименование бизнес-процесса;
  • код бизнес-процесса;
  • определение бизнес-процесса, раскрывающее его основное содержание;
  • цель бизнес-процесса;
  • владелец бизнес-процесса, отвечающий за перспективное планирование процесса;
  • руководитель бизнес-процесса, отвечающий за текущее ведение процесса;
  • нормативы бизнес-процесса;
  • входы бизнес-процесса (потоки, поступающие извне и подлежащие преобразованию);
  • выходы бизнес-процесса (результаты преобразования);
  • ресурсы, которыми располагает бизнес-процесс;
  • бизнес-процессы внутренних и внешних поставщиков — источники входов;
  • бизнес-процессы потребителей — пользователи результатов рассматриваемого бизнес-процесса;
  • измеряемые параметры процесса;
  • показатели результативности процесса.

9. Документирование бизнес-процесса

Бизнес-процессы, входящие в систему СМК, подлежат документированию. Наиболее удобной формой описания является процедура. Бизнес-процесс может быть описан одной или несколькими процедурами, в зависимости от сложности. Удобно сделать единый вид для описания всех бизнес-процессов.

[2]

10. Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса

Бизнес-процесс должен быть охарактеризован некими показателями, чтобы процесс можно было измерить и оценить его эффективность. Все показатели входят в 4 основные группы:

Кроме того, принято выделять особые группы — группу индикаторов бизнес-процесса, группу требований, группу обеспечения желаемого протекания процесса, группу рекомендаций.

Группа индикаторов бизнес-процесса показывает степень достижения цели.

Группа требований включает в себя:

  • человеческие ресурсы;
  • инфраструктура;
  • условия производственной среды.

Группа обеспечения желаемого протекания процесса:

  • информация;
  • инструкции по выполнению работ;
  • время.

Группа рекомендаций:

11. Регламент выполнения бизнес-процесса

Крупные бизнес-процессы целесообразно оформлять в виде отдельного документа «Регламента выполнения бизнес-процесса». Остальные бизнес-процессы могут быть оформлены в виде положений о подразделении и должностных инструкций.

В регламент следует заложить требования, обеспечивающие соответствие циклу Шухарта-Деминга:

  • определение плановых показателей бизнес-процесса на следующий период;
  • анализ владельцем бизнес-процесса отклонений от нормального хода процесса и их документирование;
  • анализ результативности корректирующих мероприятий;
  • формирование отчетности для вышестоящего руководства.

Разработка и описание бизнес-процессов — первый шаг на пути внедрения СМК на предприятии. Впереди — постоянная и кропотливая работа по их доведению до всего персонала, анализу и, в случае необходимости, внедрению корректирующих действий.

Построение моделей бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов организации — один из действенных способов роста эффективности и качества работы компании, который подразумевает выстраивание логических контактов между элементами путем установления взаимосвязей между соотносящимися операциями. Основной целью моделирования является создание методологии организации, которая будет объединять основные знания о ключевых операциях в компании, представленные в наглядной и удобной для использования форме, в том числе для проведения аналитических исследований и оптимизации работы в разных отделах.

Построение и разработка модели бизнес-процесса является начальным этапом внедрения BPM-системы ELMA, которая позволяет сделать диаграммы моделей рабочими инструментами компании, отследить и проконтролировать ход исполнения каждого этапа работы в управлении предприятием.

Читайте так же:  Как индексируются отпускные при повышении окладов - порядок и формулы расчета

Разработка моделей бизнес-процессов — цели

Моделирование бизнес-процессов предприятия ставит итоговой целью оптимизацию работы компании вследствие оценки ее эффективности в ходе построения моделей. Можно выделить несколько ключевых целей моделирования:

  • Описание модели бизнес-процесса. Моделирование позволяет отследить полный цикл выполнения цепочки операций, от его начала до завершающей стадии. Это позволяет взглянуть на работу со стороны и при необходимости оптимизировать трудовые издержки.
  • Приведение операций в организации к единому образцу. Примером разработки и создания моделей служит нормирование выполнения операций в компании по заданным правилам, выполнение которых позволит добиться желательной производительности.
  • Установление взаимосвязей между процессами.

Моделирование работы службы поддержки клиентов

Описание метода и его стадии

Моделирование включает в себя несколько стадий, которые выполняются в строгой последовательности и в идеале должны привести к оптимизации работы компании.

На подготовительном этапе определяются процессы предприятия и описываются в том виде, в котором они существует на данный момент. Это необходимое действие, которое помогает наглядно отследить, как выполняется то или иное действие в компании, его слабые и сильные стороны. Первая стадия включает в себя аналитическую работу: определение составляющих действий операций, их начального и завершающего этапов.

Результат проделанной работы — модель операций в их исходном виде. Она служит основой для построения анализа: уточнения, пересмотра и доработки. На этом этапе выявляются избыточные и дублирующие действия в модели, устанавливаются взаимосвязи с другими операциями, происходит оптимизация.

Завершающие стадии моделирования

Если два предшествующих этапа описывали процесс как он есть и определяли его характеристики, то следующая стадия нацелена на построение модели в том виде, в котором он будет максимально эффективным. Для этого обозначаются все необходимые улучшения, которые необходимо внести в модель бизнес-процесса предприятия.

Не менее важным этапом является апробация полученной модели. Тестирование может происходить уже в рамках ее внедрения в BPM-систему ELMA, которая в числе прочего позволяет вносить необходимые дополнения и дорабатывать в ходе реальной практики предприятия.

Модели бизнес-процессов — виды

В зависимости от целей, моделирование может отличаться по видам. Построить основной подход к рабочим операциям компании можно исходя именно из вида моделирования, каждый из которых концентрируется на определенных характеристиках. Давайте подробнее рассмотрим наиболее популярные виды моделирования:

  • Объективное. Как понятно из названия этого вида, модель в этом случае представляет собой ряд взаимодействующих объектов, которые преобразуются в ходе выполнения всех действий.
  • Функциональное. Описание такого подхода строится на взаимосвязанных строго структурированных функциях.
  • Имитационное. Этот вид моделирования нацелен на тестирование бизнес-процессов во внешней и внутренней среде с дальнейшей оценкой характеристик и оптимизацией ресурсов.

Формирование модели на примере:

Существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов. Исходя из вида определяется метод, который позволяет сделать акцент на нужных элементах. Большинство из методов реализованы в компьютерном софте, который включает графические и текстовые средства. ПО позволяет представить выполнение работу организации в наглядном виде, описать основные элементы и установить взаимосвязи.

Создание моделей бизнес-процессов — принципы

Разработать систему, объективно отражающую реальные потребности компании, можно соблюдая основные принципы моделирования. К ним относятся: декомпозиция, сфокусированность, документирование, непротиворечивость, полнота и достаточность.

  • Пример моделирования бизнес-процесса, учитывающего принцип документирования, подразумевает строгую формализацию и фиксацию всех элементов в модели.
  • Принцип полноты и достаточности содержит предварительную оценку всех предполагаемых элементов по значимости их влияния. Это помогает исключить несущественные элементы.
  • Непротиворечивость — это однозначность толкования всех элементов.
  • Сфокусированость — это концентрация на основных параметрах и игнорирование всего множества аспектов.
  • Принцип декомпозиции подразумевает детализацию ключевых операций в компании на составляющие части.

Подведем итоги

Моделирование позволяет создавать в компании эффективно работающие бизнес-процессы, проанализировать как работает организация в целом или отдельно взятое подразделение, а также насколько производительно взаимодействует с внешними предприятиями, заказчиками и клиентами.

Видео (кликните для воспроизведения).

Это позволяет моделировать в организации ключевые операции, которые обеспечивают конкурентное преимущество, к примеру, сокращение времени работы с отдельно взятой заявкой каждого клиента в банковской отрасли. Внедрение моделей в BPM-систему ELMA позволяет сделать их выполнение максимально регламентированным и отследить ход работы на каждом из этапов, что обеспечивает конкурентное преимущество предприятию за счет сокращения издержек, трудозатрат и повышения качества и скорости работы.

Источники


  1. Пикуров, Н. И. Комментарий к судебной практике квалификации преступлений на примере норм с бланкетными диспозициями / Н.И. Пикуров. — М.: Юрайт, 2014. — 496 c.

  2. Суд по интеллектуальным правам в системе органов государственной власти Российской Федерации. — М.: Проспект, 2015. — 126 c.

  3. Картрайт, Г. Обвиняется в убийстве. История судебных процессов над Калленом Дэвисом / Г. Картрайт. — М.: Прогресс, 2017. — 384 c.
  4. Рыжаков А. П. Защитник в уголовном процессе; Экзамен — М., 2013. — 480 c.
  5. Настольная книга судебного пристава-исполнителя. — М.: БЕК, 2014. — 752 c.
Как происходит построение бизнес-процессов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here