Оформление вкладыша в трудовую книжку — образец и инструкция для кадровика

Самое важное по тематике: "Оформление вкладыша в трудовую книжку — образец и инструкция для кадровика" от профессионалов. Здесь собрана вся информация и полностью раскрыта тема. В случае возникновения вопросов - задавайте их дежурному специалисту.

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц. Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш. Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе. Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника>
  • дата рождения>
  • степень образования>
  • профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной)>
  • дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

  1. В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
  2. В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
  3. Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
  4. В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника. Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности. И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

Читайте так же:  В чем заключается декретный отпуск для мужчин

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

КУДТК. Вкладыш в трудовую книжку регистрируем отдельной строкой или.

«Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой?»

Пунктом 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 предусмотрено:

«В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них… регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь».

Как видим, предусмотрена не только регистрация трудовых книжек, но и регистрация вновь заводимых вкладышей в трудовые книжки. Полагаем, регистрировать их нужно самостоятельно, в отдельной строке.

Аналогичного мнения придерживается Роструд — Онлайнинспекция.рф

[1]

Обе книги с прошнуровкой и пломбировкой свинцовой пломбой!

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку

Для чего нужен

Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. Установленная законодателем форма включает 10 разворотов. Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается. А использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.

Нормативная база, в которой прописаны правила и образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2019, представлена несколькими документами:

  • Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (определена форма);
  • Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (порядок оформления);
  • Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (обеспечение работодателей бланками).

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

В 2019 году цена вкладыша в трудовую книжку составляет около 200 рублей. Примерно столько же стоит и бланк трудкнижки.

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае потери, повреждения или отсутствия.

Работодатель вправе потребовать от сотрудника заявление с просьбой выдать документ, если:

  1. Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
  2. Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

Кто оформляет

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку. Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

Как оформить

Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2019, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дату рождения;
  • образование и специальность;
  • дату оформления;
  • личную подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:

  • номер записи по порядку — в 1-ую графу;
  • дату внесения записи — во 2-ую;
  • сведения о работе — в 3-ю;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые можно оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-ой, 3-ий и т. д., не забыв поставить штамп о его предоставлении с указанием номера и серии.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого т ребуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:

  • верхний правый угол титульного листа;
  • внутренняя сторона ее обложки;
  • финальная страница раздела «Сведения о работе».

Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:

Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку . Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Читайте так же:  Какой работой можно заняться на дому в свободное время

Частые ошибки при оформлении

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. С ледуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

  • некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
  • ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
  • нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
  • оторвана обложка;
  • исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
  • вклеивание;
  • записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
  • отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – образец и инструкция для кадровика

В деятельности любого работника может наступить такой момент, когда в его трудовой книжке просто не останется пространства для внесения записи об очередном месте работы или увольнении. Открывать новую трудовую книжку в такой ситуации не следует. Специалисту кадровой службы просто потребуется взять специальный вкладыш, отпечатанный на гербовой бумаге, заполнить его соответствующим образом и аккуратно вшить между корочкой и последним листом документа.

Порядок оформления вкладыша

Бланки вкладышей в трудовые книжки обычно хранятся в бухгалтерии компании. Для их получения работник кадровой службы пишет заявление и забирает нужное ему количество экземпляров. После этого он приступает к оформлению документа, а именно:

  • Во вкладыш вносятся все необходимые записи о трудоустройстве, переводе или увольнении работника;
  • Бумага вшивается в конец книжки плотными нитками и толстой иглой так, чтобы её было удобно её открывать;
  • На титульном листе документа проставляется штамп «Выдан вкладыш»;
  • На печати, размер которой составляет всего 10*25 мм, указываются реквизиты (например, ВТ № 034 5678);
  • Сведения о добавлении вкладыша заносятся в рабочий журнал.

Существует ряд нюансов, которые важно учитывать при заполнении дополнительного листа в трудовую книжку:

  • Титульный лист заполняется на основании паспорта и документов об образовании сотрудника;
  • Сам по себе вкладыш никакой юридической силы не имеет – он действителен только вместе с основным документом;
  • Листы вложенной бумаги аккуратно нумеруются сразу после её добавления.
  • Вкладышей может быть несколько: все они должны быть надежно закреплены в конце книжки, а их реквизиты проставлены на титульном листе документа;
  • Работодатель имеет право взимать с работника плату равную стоимости вкладыша, в случае его оформления.

Записи, которые вносятся на вложенный лист, продолжают сведения, указанные в трудовой книжке ранее, то есть их не следует начинать нумеровать с единицы. Если в записи допущена ошибка, то работник отдела кадров аккуратно перечеркивает неверные данные, прописывает корректную информацию, ставит подпись и пометку «Исправленному верить».

Основные ошибки при оформлении вкладыша

Несмотря на то, что оформить вкладыш в трудовую книжку несложно, некоторые кадровые работники, сталкиваясь с этим вопросом впервые, допускают ошибки. Запрещено:

  • Использовать вместо вкладыша обычный чистый лист бумаги;
  • Добавлять листы из другой трудовой книжки;
  • Вклеивать, а не вшивать дополнительный лист;
  • Перечеркивать название раздела, касающегося награждения и продолжать в нем записи о трудовой деятельности.

Недочет может быть допущен и в процессе заполнения. Некоторые кадровые работники сначала подшивают его в конец книжки и прописывают реквизиты на титульном листе, и лишь потом начинают заполнение. В случае ошибки в записях вкладыш нельзя будет просто выбросить – его придется аккуратно изъять из документа и составить акт о его списании, поскольку сведения о нем уже указаны на титульном листе.

Таким образом, оформление вкладыша в трудовую книжку – установленный законом процесс, позволяющий продолжить записи о трудовой деятельности работника, если таковые не умещаются на основных листах документа. Работнику кадрового отдела следует изначально аккуратно внести в документ необходимые записи, пронумеровать его и лишь затем плотно вшить в конце трудовой книжки и указать его реквизиты на титульном листе документа.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

  1. Сведения о работе.
  2. Сведения о наградах.

В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

Как выглядит?

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

  1. Отсутствием обложки.
  2. Форматом.
  3. Гербом СССР в левом верхнем углу.

По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

Должна ли быть голограмма

Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

  1. Номера вкладыша.
  2. Подписи работника.
  3. Печати работодателя и т.д.

Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

Это бланк строгой отчетности?

Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

Читайте так же:  Договор аренды нежилого помещения

Действителен ли без книжки

Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.

Оформление титула

На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:

  1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
  2. Дату рождения.
  3. Образование и специальность.
  4. Дата заполнения.
  5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
  6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.

В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

Дата заполнения

В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

Нумерация записей

Видео (кликните для воспроизведения).

После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

Проставление печатей

На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

  1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
  2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
  3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

Финансовая сторона вопроса

Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

Кто и где должен покупать

У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

Сколько стоит

Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

Производится ли удержание с работника

Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

  1. Массовой утраты трудовых.
  2. Порча бланка по вине работодателя.

Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

  1. Из зарплаты.
  2. Путем внесения наличных в кассу.

Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

Оформление вкладыша в трудовой книжке

В статье приводится образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку, разъясняются нюансы внесения записей.

Правовое регулирование

Правительство утвердило Правила, как корректно вести трудовые книжки сотрудников (Постановление № 225 от 16.04.2003 г). Вкладыш ведется по аналогии с самой трудовой книжкой.

Важно! Необходимо правильно делать записи вручную и поставить просто штамп. Компания должна иметь соответствующую печать. Место для штампа – правый верхний угол титульного листа.

Ответ на вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отрицательный. Приложение без трудовой книжки не имеет юридической силы. Кадровик делает отметку о выдаче вкладыша, проставляет серию и номер вкладыша.

Куда именно вшивать вкладыш

Просто так положить приложение в книжку нельзя. Ведь сам по себе документ ничего не значит, поэтому нужно правильно прикреплять основной документ и приложение к нему.

Если сделаете менее пяти проколов, то крепление может отсоединиться. Следует делать именно пять проколов для надежной прошивки документации.

Правила не указывают, где именно вшивать бланк и какие нитки при этом использовать. В основном, закрепляют приложение после последней странички и перед обложкой.

Как проставлять номера в бланке

Хаотичности, когда заполняется оформление нового вкладыша в трудовую книжку, правильный образец не допускает. Записи продолжаются в определенном порядке. Номера ставятся, начиная с последней записи, сделанной в книжке. Соблюдается строгая последовательность, когда делается нумерация записей во вкладыше.

Обязательно нужно ставить печать фирмы на титульном листе. Когда её нет, обязательно обратитесь к руководителю, или документ будет недействительным.

Вставка к основному документу – это способ, как оформить вкладыш в трудовую книжку. Поэтому заполняются оба бланка идентично.

Когда запись внесена ошибочно, следующие записи будут идти под тем же номером.

Зачастую случается так, что нумерация во вкладыше проставляется с самого начала. Это ошибка, и ее придется исправлять.

4 действия для исправления ошибок:

  1. Написать, что фиксация недействительна.
  2. Продублировать текст, присвоив те же реквизиты.
  3. Указать номер, идущий следом за последней записью бланка.
  4. Продолжать правильную нумерацию.

Просто так сведения вносить нельзя. В 2019 году правила не изменились. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку должен быть заполнен на основании распоряжений руководителя компании.

[3]

Но инструкция дает послабления. Если кадровик допустил ошибки, то можно скопировать прежние данные.

Алгоритм оформления

Чтобы получить вкладыш к трудовой книжке, нужно заполнить заявление и подать руководителю. В заявлении работник просит удержать цену бланка из заработной платы.

Дополнительный бланк надежно крепится к основному документу. Все же потерю бланка исключить нельзя. Если человек умудрился потерять важное дополнение, то нужно заполнять заявление. Также пишется записка, где разъясняется, что документ был утерян.

После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки. В 2019 году регистрация трудовых книжек, как и вкладышей к ним, ведется в специальной книге.

Важно! Нельзя записывать книжки работников в обычную тетрадку. Кадровик обязан вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Чтобы стало понятно, как вшить бланк, предлагаем посмотреть полезное видео.

На вопрос, как правильно крепить дополнение, имеется только один ответ: прошивать нитками. Использовать клей или степлер, означает нарушать правила.

Читайте так же:  Как банки проверяют своих заемщиков основные подходы и формы проверок

Зачастую возникают вопросы, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку (образец). Ошибок в вопросе, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, лучше не допускать. Компании, проигнорировавшие предписания закона, платят штрафы.

3 ситуации, вызывающие вопросы кадровиков:

  1. Сотрудница выходит замуж и меняет фамилию.

Событие, безусловно, радостное. Но как кадровику правильно оформить документацию: внести коррективы только в основной документ или придется также изменять вкладыш? Вопрос прояснило Министерство труд. Согласно инструкции, паспорт – это основание для заполнения персональных данных сотрудника. Когда меняются данные паспорта, то и сведения трудовой книжки и приложения к ней потребуется изменить.

Кадровик зачеркивает на титульном листе прежнюю фамилию, там же пишет новую информацию. Указывает название документа, подтверждающего изменения. Новую запись в трудовую книжку должен подтвердить директор своей подписью, затем ставится печать.

  1. Прежний работодатель не заверил печатью заглавный лист дополнительного бланка.

Если нет штампа о выдаче вкладыша, то работнику придется обратиться по прежнему месту работы.

По инструкции, печать проставляется организацией, которая выдает приложение. Печатью заверяется подпись руководителя. Поэтому на новом месте работы ситуацию не исправят. Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

  1. Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять. Неверные записи признаются недействительными. Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел.

При расторжении контракта каждую запись следует заверить. Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат. Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение. Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата.

Ошибки при заполнении

Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки.

5 кадровых ошибок, которые часто находят инспекторы:

  1. Информация о стаже вносится в другие разделы.
  2. Вместо ниток используется клей.
  3. Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
  4. Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
  5. Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.

Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании. Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание. Штраф выписывается на крупные суммы.

Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше.

Заполнение трудовой книжки: основные правила

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Читайте так же:  Как заработать на бирже статей

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

[2]

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

Видео (кликните для воспроизведения).

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источники


  1. Редактор, Редактор Б. Пугинский И. Пугинский Правоведение / Редактор Б. Редактор И. Пугинский Пугинский. — М.: Юрайт, 2011. — 480 c.

  2. Научные воззрения профессоров Пионтковских (отца и сына) и современная уголовно-правовая политика. — М.: Статут, 2014. — 432 c.

  3. Грудцына, Л. Жилищное право России. Учебник; М.: Эксмо, 2011. — 656 c.
  4. Троицкий, Н. А. Корифеи российской адвокатуры: моногр. / Н.А. Троицкий. — М.: Центрполиграф, 2015. — 416 c.
Оформление вкладыша в трудовую книжку — образец и инструкция для кадровика
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here